Положение о праве подписи образец. Приказ о наделении правом подписи — оформляем правильно. ИП один за всех

Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402, каждый факт хозяйственной жизни предприятия подлежит оформлению первичным учетным документом. К первичке относятся любые бумаги, касающиеся бухгалтерского и налогового учетов:

• счета-фактуры;
• платежные поручения;
• акты;
• выписки;
• справки;
• товарные накладные и т. д.

Обратимся к мнению Минфина России, высказанного по этому поводу в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012. Согласно ему, руководитель каждой организации должен определить перечень лиц, которым будет предоставлена возможность заверения первичных учетных документов.

Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая принадлежит главбуху организации. При необходимости директор предприятия определяет, кому следует делегировать заверение тех или иных бумаг. В основном оно предоставляется сотрудникам, которым по долгу службы приходится часто работать с первичкой: руководители обособленных подразделений и филиалов, работники бухгалтерии, сотрудники экономических отделов и т. д. Третьим лицам, не имеющим отношения к фирме, возможность подписания бумаг не предоставляется.

При необходимости делегировать полномочия руководитель решает, каким образом предоставить своему сотруднику право подписи. Сделать это можно двумя путями:

• при помощи доверенности на подписание первички;
• утверждением специального распоряжения.

Теперь разберемся, в каких случаях нужно составлять доверенность, а в каких — издавать приказ.

Доверенность

Уместна в тех случаях, когда бумаги подписываются не только внутри предприятия, но и в других местах. Например, при получении водителем-экспедитором груза со склада организации-партнера или при получении бухгалтером банковской выписки и т. п.

Приказ

Он касается только тех лиц, которые трудятся в компании и получают право заверения строго внутрикорпоративных бумаг.

После составления указа директор должен заверить подписи работников, указанных в нем, своим автографом. Длительность действия распоряжения определяется в индивидуальном порядке: приказ на право подписи первичных документов может иметь бессрочный характер, а может составляться на конкретный срок, в зависимости от ситуации внутри фирмы.

Несмотря на то, будет ли оформлен распорядительный акт или руководитель отдаст свое предпочтение доверенности, в бланке необходимо указать:

• персональные данные уполномоченного лица;
• наименования бумаг, которые оно сможет подписывать;
• в случае, если оформляется доверенность, следует дополнительно указать срок ее действия.

Порядок передачи права подписи

Наделение сотрудника данными полномочиями оформляется следующим образом.

В образец приказа о предоставлении права подписи вносятся все необходимые реквизиты:

• номер распоряжения;
• дата составления;
• наименование компании;
• населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.

В основной части образец приказа на право подписи документов должен содержать данные сотрудника (или сотрудников, если приказ касается нескольких лиц):

• должность;
• Ф.И.О.;
• список документов, которые имеет право подписывать сотрудник;
• виза руководителя;
• образец подписи уполномоченного лица.

С данным решением следует ознакомить сотрудника. Он должен расписаться в знак ознакомления с ним и выразить согласие с передаваемыми ему обязанностями. Поскольку унифицированной формы приказа на данный случай не существует, вы можете самостоятельно разработать бланк, ориентируясь на наши образцы, и использовать его в работе.

Этот документ необходим каждой организации в силу требований законодательства о бухучете. В данной статье вы найдете образец приказа на право подписи документов, узнаете о нюансах его оформления, а также о том, в каких случаях нужно составлять доверенность.

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?

Выбор между двумя нормативными источниками зависит от целей, которые преследует руководитель: если предполагается, что нужно будет подписывать внутрикорпоративную документацию, то оптимальное решение — издать приказ. Если же планируется подписывать и передавать бумаги за пределы компании (например, сопроводительные письма к отгрузке товара либо счета-фактуры), то предпочтительнее выбрать доверенность. В целях безопасности и охраны коммерческой тайны многие опасаются передавать такие серьезные полномочия третьим лицам, не являющимся сотрудниками компании, поэтому практика с приказами является наиболее распространенной. Однако в случаях, если руководитель намерен поручить сотруднику ряд мелких задач и не готов наделять его правом подписи в глобальном смысле, то он также может оформить на него доверенность.

Тем не менее, в обоих актах необходимо указать: персональные данные уполномоченного лица; наименования бумаг, которые оно сможет подписывать. Также в обоих случаях руководителю фирмы следует удостоверить образец подписи уполномоченного лица, которая должна быть проставлена в отдельной графе бланка.

Образец приказа о предоставлении права подписи

Руководитель может предоставить возможность подписания главному бухгалтеру, своему заместителю или другому сотруднику, исполняющему обязанности руководителя по составлению налоговых, финансовых и юридических бумаг. Приказ на право подписи первичных документов может быть оформлен в свободной форме, поскольку действующее законодательство не устанавливает унифицированного бланка. Тем не менее, согласно сложившейся практике документооборота, в бланке следует указать:

• название компании, ее реквизиты;
• реквизиты бланка (номер и дата);
• правовое основание передачи права подписания (ст. 7 и 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" );
• ФИО и должность сотрудников, которым передается право подписания;
• перечень документов, которые человек будет вправе подписывать за руководителя;
• образец росписи уполномоченного лица и директора.

Образец приказа о праве подписи счетов-фактур

По такому же принципу можно передать возможность подписания не только первичных, но и финансовых документов. Однако подобные операции влекут за собой повышенную ответственность сотрудника, поскольку могут нанести серьезный урон организации. Необходимо, чтобы сотрудник имел достаточную квалификацию и чтобы новые полномочия соответствовали его должностной инструкции.

В организациях различных отраслей с различным масштабом экономической деятельности и количественным составом коллективов, как правило, имеются несколько лиц, которым предоставлены полномочия по подписанию различных , в том числе исходящих от имени организации.

Не желая ограничивать полномочия подписантов, руководители предприятий зачастую сталкиваются с проблемой разграничения полномочий указанных лиц в периоды обоюдного присутствия указанных лиц на своих рабочих местах. Это становится нужно прежде всего для работников предприятия, готовящих к подписанию тот или иной документ: к кому идти его подписывать, если лица, обладающие правом подписи, равны в своих полномочиях на подписание?

Проще всего упорядочить полномочия подписантов в тех организациях, где правом первой подписи обладает лишь одно лицо, а финансовые документы вправе подписывать лишь , единолично осуществляющий на предприятии все бухгалтерские функции. Сложнее приходится тем предприятиям, где имеются несколько директоров, курирующих разные сферы деятельности предприятия, но обладающих равными правами первой подписи. Еще запутаннее ситуация в филиалах, где центральным офисом назначены несколько равнозначных руководителей с очень размытыми полномочиями. Нелегко приходится и тем, у кого в штате несколько первых заместителей директора, есть начальник финансовой службы, главный бухгалтер, директор по экономике и прочие должностные лица, полномочия которых нелегко разграничить.

Первый вопрос, который встает перед работодателем при решении проблемы разграничения полномочий по подписанию документов между равнозначными (равноуполномоченными) должностными лицами: в каком документе установить это разграничение?

Можно установить это в должностных инструкциях самих должностных лиц - подписантов. Однако о полномочиях на подписание конкретных документов должно быть известно всем сотрудникам предприятия или хотя бы тем структурным подразделениям (отделам), которые по долгу службы занимаются изготовлением того или иного документа и заинтересованы в его подписании полномочным руководителем. Учитывая, что с обязан быть ознакомлен только работник, занимающий саму должность, остальные обо всем объеме его полномочий могут так и не узнать. Таким образом, полномочия на подписание тех или иных документов могут быть зафиксированы в должностной инструкции должностного лица, но это не носит всеобщего информационного характера для всех заинтересованных лиц предприятия. Тем не менее в качестве примера указания разграничения полномочий в должностной инструкции соответствующего должностного лица, обладающего правом первой подписи, можно воспользоваться образцом N 1.

Образец N 1

Фрагмент должностной инструкции директора по экономике

4. Обязанности

Директор по экономике обязан от имени предприятия подписывать первой подписью следующие надлежаще оформленные и завизированные в установленном порядке должностными лицами соответствующих структурных подразделений Предприятия документы:

• договоры банковского счета с кредитными организациями;
• соглашения о списании денежных средств со счета Предприятия в пользу третьего лица с заранее данным акцептом;
• соглашения с кредитными организациями (банками) об обслуживании по системе "Банк - Клиент";
• договоры на инкассацию, пересчет и зачисление на счет Предприятия денежной наличности;
• кредитные договоры с кредитными организациями на сумму не более 1 000 000 (одного миллиона) руб. или на любую сумму при наличии решения Совета директоров;
• дополнительные соглашения ко всем, указанным договорам и соглашениям в том числе об их расторжении, а также акты приема-передачи и иные документы, связанные с исполнением, оформлением и регистрацией этих договоров и соглашений;

Теми же недостатками обладает и определение полномочий в доверенностях уполномоченных должностных лиц. Так, доверенности могут быть практически с одинаковыми полномочиями - на случай взаимозаменяемости. Кроме того, полномочия не всех работников удостоверяются доверенностью. Так, директор предприятия, являющийся единоличным исполнительным органом, в соответствии с законом, вообще действует без доверенности. Таким образом, несмотря на удобство определения полномочий по подписанию документов предприятия в доверенности, выдаваемой должностному лицу, такой способ разграничения полномочий подходит не для всех случаев. Если все же разграничение полномочий лиц-подписантов решено будет урегулировать в выдаваемых доверенностях, в качестве примера требуемой формулировки можно взять Образец N 2.

Образец N 2

Фрагмент доверенности должностного лица

Настоящей доверенностью уполномочивает... директора по административно-хозяйственной деятельности Предприятия Иванова Ивана Ивановича... от имени Предприятия заключать и исполнять договоры и соглашения в валюте Российской Федерации и иностранной валюте, совершать сделки в валюте Российской Федерации и иностранной валюте, а именно:

• договоры складского хранения товаров;
• договоры хранения имущества;
• договоры страхования имущества Предприятия;
• договоры возмездного оказания услуг по оценке имущества;
• дополнительные соглашения ко всем указанным договорам и соглашениям, в том числе об их расторжении, а также акты приема-передачи и иные документы, связанные с исполнением, оформлением и регистрацией этих договоров и соглашений;

Оптимальным решением данного вопроса будет фиксация разграничения полномочий в локальном нормативном акте предприятия. Например, в инструкции по делопроизводству. Работодателю останется лишь знакомить с данным локальным актом каждого работника предприятия. Однако такой документ, как показывает практика, формируется далеко не во всех предприятиях, организациях и учреждениях. Поэтому такой вариант решения подходит не всем.
Вариантом решения рассматриваемого вопроса является издание соответствующего приказа о разграничении полномочий конкретных должностных лиц. В зависимости от целей разграничения полномочий и количества должностных лиц, чьи полномочия разграничиваются, в качестве примера могут быть использованы образцы 3 или 4. Минусом такого решения вопроса является необходимость постоянного мониторинга штатной расстановки на предприятии ответственных уполномоченных лиц и внесение изменений в указанный приказ (или издание нового с одновременным признанием предыдущего утратившим силу) в части замены указания на уполномоченное должностное лицо - подписанта (при увольнении одного и принятия на ту же должность нового).

Обратите внимание! В приказе поименованы должностные лица филиала, которые наделяются полномочиями на подписание документов предприятия выданной им руководителем предприятия доверенностью. Потребность в разграничении полномочий возникает в случае выдачи равноуполномоченных доверенностей указанным лицам на период присутствия обоих должностных лиц на своих рабочих местах. В случае же отсутствия одного из них оставшееся должностное лицо в силу полномочий, предоставленных доверенностью, обладает правом подписания всех исходящих от филиала документов.

Образец N 4

Приказ о разграничении полномочий различных подписантов,
обладающих правом первой, второй подписи
и правом визирования

ООО "БРИГАНТИНА"

ПРИКАЗ

г. Санкт-Петербург

Об упорядочении подписания
исходящих и внутренних документов
ООО "Бригантина"

В связи с увеличением документооборота и необходимостью урегулирования разграничения полномочий по подписанию исходящих внешних и внутренних документов ООО "Бригантина" (далее - Предприятие), а также в целях неукоснительного исполнения Инструкции по делопроизводству в ООО "Бригантина", утв. Приказом от 05.06.2010 N 78 (далее - Инструкция по делопроизводству),

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. В соответствии с п. 2.2.8 Инструкции по делопроизводству подписывать первой подписью строго только у исполнительного директора Шеянова Валерия Геннадьевича:

• распорядительные документы Предприятия;
• документы, издаваемые во исполнение постановлений, указов и распоряжений высших органов государственной власти и управления;
• документы, адресованные в высшие органы государственной власти и управления;
• счета;
• платежные поручения Предприятия об оплате работ, услуг, материальных ценностей, приобретенных для Предприятия;
• платежные поручения по выдаче заемщикам - работникам Предприятия займов по заключенным договорам займа с Предприятием;
• иные платежные документы, не отнесенные для подписания к компетенции коммерческого директора;
• договоры займа с физическими лицами - работниками Предприятия;
• визировать служебные записки на согласование по бюджету Предприятия;
• договоры банковского счета, банковского вклада, иные договоры на осуществление банковских операций с финансово-кредитными учреждениями;
• платежные документы Предприятия в электронной базе данных (БД) электронно-цифровой подписью (ЭЦП);
• договоры аренды;
• договоры по хозяйственной деятельности, в том числе на выполнение услуг, подрядных работ;
• акты выполненных работ по вышеуказанным договорам;
• денежные чеки;
• другие документы, подписание которых исполнительным директором является служебной необходимостью.

2. Делегировать коммерческому директору Наумову Виктору Андреевичу полномочия на подписание первой подписью в текущем режиме только следующих документов:

• договоров по основной деятельности Предприятия на поставку производимой Предприятием продукции;
• договоров на транспортное обслуживание поставок Предприятия, в том числе с ОАО "РЖД".

3. Установить взаимозаменяемость лиц, указанных в п. п. 1 - 2 настоящего приказа, на период официального отсутствия.

4. Документы, договоры, предусматривающие получение или обязанность оплаты Предприятием работ и услуг, в обязательном порядке визировать у главного бухгалтера Корнеевой Натальи Сергеевны.

5. В соответствии с утвержденными положениями о соответствующих подразделениях и должностными инструкциями предоставить начальникам структурных подразделений подписание исключительно только документов внутреннего использования, исходящих от подразделения.

6. Во исполнение п. 2.2.6 Инструкции по делопроизводству при подготовке документов до их подписания исполнительным директором или коммерческим директором в обязательном порядке визировать исполнителем и заинтересованными структурными подразделениями. Визы проставлять на экземплярах документов, остающихся в документах Предприятия, на лицевой стороне ниже первой подписи.

7. Секретарю-делопроизводителю Ткачевой Е.С. строго отслеживать наличие виз на представляемых на подписание документах.

8. Секретарю-делопроизводителю Ткачевой Е.С. ознакомить руководителей отделов (структурных подразделений) Предприятия с настоящим приказом согласно прилагаемому списку (лист ознакомления к настоящему приказу). Руководителям структурных подразделений довести настоящий приказ до сведения подчиненных сотрудников.

9. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Исполнительный директор
ООО "Бригантина" Шеянов В.Г. Шеянов
Согласовано:
Начальник юридического отдела Машкова Н.Н. Машкова
(виза ставится на обороте или отдельном листе)

С приказом об упорядочении подписания исходящих и внутренних документов ООО "Бригантина" ознакомлены:

Следует учитывать, что должностное положение поименованных в приказе лиц предполагает в силу требований закона и устава предприятия предварительное получение соответствующего распорядительного акта от уполномоченного органа предприятия на совершение некоторых действий (например, на заключение кредитного договора). Приказ указанные аспекты не охватывает в силу их регулирования иными актами.

Из всех представленных вариантов фиксации разграничения полномочий равно- и разноуполномоченных подписантов каждое предприятие вправе выбрать для себя любой удобный для него способ или разработать свой, не указанный среди представленных способов.

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

• Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
• Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
• А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

• учредительные документы организации;
• должностная инструкция;
• локальные нормативные акты;
• приказ;
• распоряжение;
• доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

ИП один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
4. Использовать в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора — подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

• связанных с банковскими расчетами;
• различных ведомостях;
• кадровых бумагах;
• декларациях;
• счетах-фактурах;
• кассовых документах;
• договорах, которые нужно регистрировать;
• доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

• в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
• между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со . Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
3. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Расположение подписи

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

ИОФ или ФИО?

Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

• при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
• при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).

Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией . После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

Печать на подписи

Не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

1. Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.
2. Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).
3. В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи. Полностью росчерк перекрывать нельзя, так как подлинность его должна поддаваться удостоверению.

1. Проверьте полномочия вашего контрагента на подпись, особенно если это ваш первый опыт письменного сотрудничества.
2. Уточните не только личность подписанта и достоверность уполномочивающего документа, но и его сроки действия.
3. Если документ состоит из нескольких страниц, то подписывать следует каждый лист, а не только конец документа. Можно прошить документ и скрепить подписью каждое место прошивки.
4. В учредительных документах нужно предусмотреть порядок уведомления партнеров о передаче полномочий подписи руководством другим лицам.

Все документы, сопутствующие оформлению хозяйственных операций, должны подписываться первыми лицами. Без этого они признаются недействительными. Кому принадлежит право подписи первичной документации?

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Любой документ признается действительным только при надлежащем оформлении. При этом в зависимости от типа документации различаются и способы ее заверения.

Так подписывать первичные документы вправе весьма узкий круг лиц. Кто имеет право подписывать первичную документацию?

Базовые сведения

Любые хозяйственные операции, проводимые в организации, должны оформляться оправдательной документацией. Именуется таковая первичными учетными документами.

На основании их осуществляется бухгалтерский учет. Одним из основных требований к первичным документам является присутствие на них подписи ответственного лица.

При этом действительным документ становится только при его заверении лицом, обладающим правом на подпись первичных документов.

Перечень лиц, владеющих правом на подпись первичной документации, должен быть ратифицирован специальным приказом. Некоторые представители организации обладают данным правом в силу занимаемой должности.

Иногда этот перечень фиксируется в организации. В отдельных случаях право подписи может предоставляться третьим лицам.

Прежняя редакция «Закона о бухучете» требовала, чтобы перечень лиц, располагающих правом подписи первичных документов, утверждался непосредственно руководителем организации при согласовании с главным бухгалтером.

В откорректированном законодательстве не предусматривается ни утверждения, ни согласования с кем бы то ни было.

И все же Минфин считает, что список лиц с правом подписи первичной документации должен утверждаться руководителем.

Четкое распределение полномочий внутри организации предотвратит возникновение неясностей и недопонимания.

Определения

Подписью именуется собственноручная роспись должностного лица либо полномочного представителя субъекта, подтверждающая подлинность документа либо заверяющая его копию.

Подпись относится к обязательным реквизитам практически любого официального документа. Состоит реквизит «Подпись» из:

• наименование должности подписавшего документ лица;
• личной росписи;
• расшифровки росписи (фамилия и инициалы).

Важным нюансом является то, на каком документе ставится подпись. При оформлении документа на бланке не требуется указание названия организации в составе реквизита «Подпись».

Если документ оформлен на обычном листе, то указание наименования организации обязательно.

Право подписи первичной документации означает, что подписанный таким образом документ имеет абсолютную юридическую силу. То есть считается официальным документом при любых обстоятельствах.

Что относят к данной категории

К первичной документации причисляются документы, содержащие исходные данные в итоге проведения какой-то хозяйственной операции.

Например, к таковой относятся:
;
;
;
;
;
и пр.

В бухгалтерском учете обойтись без первичной документации попросту невозможно. Такими документами оформляются любые хозяйственные операции в момент их свершения или сразу по окончании.

Именно на основе первичных документов осуществляются все дальнейшие бухгалтерские процедуры.

Основным предназначением первичных учетных документов является подтверждение юридической силы произведенных хозопераций.

При этом устанавливается ответственность отдельных исполнителей за осуществленные операции. Для большей части первичных документов предусмотрены унифицированные формы.

При отсутствии оной организация вправе сама разработать форму документа. Но в любом случае первичный документ должен обязательно иметь такие реквизиты как:

• название документа;
• дата составления;
• название организации;
• содержание хозоперации;
• перечень ответственных должностных лиц;
• личные подписи ответственных лиц.

Правовая база

Существуют определенные различия между приказом и доверенностью. Приказ на право подписания первичной документации от имени организации оформляется относительно конкретного должностного лица.

Он функционирует в течение всего периода с этим работником. В основном приказом учреждается право подписи документов, являющихся внутренними.

Доверенность выдается на определенное физическое лицо, независимо от занимаемой должности. По обыкновению доверенность выдается на обусловленный срок.

Наделение правом подписи от лица организации может осуществляться как по отношению к сотрудникам организации, так и к сторонним лицам.

Но не может наделяться правом первой подписи главный бухгалтер, равно как и иные сотрудники, располагающие правом второй подписи.

По ст.185 п.1 ГК РФ доверенность это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому. Адресатом является лицо, перед коим доверенный представитель будет блюсти интересы юрлица.

Доверенность выдаваться может на срок не дольше трех лет. При отсутствии даты завершения срока действия, таковым почитается один год с даты составления документа.

Форма доверенности без указания даты создания, признается ничтожной ().

Исходя из данных нормативов, правом подписи первичных документов при обладает непосредственно ликвидатор.

Если первичная документация подписывается директором уже после избрания ликвидатора, то признаваться законной она не может. Обусловлено это завершением полномочий генерального директора, причем увольнение его вовсе не обязательно.

Можно ли не сотруднику организации

Лицо, не являющееся сотрудником организации, может подписывать первичные документы и даже ставить на них печать. Основанием становится доверенность.

Согласно ему правом подписи первичной документации лица могут наделяться по решению руководителя организации.

То есть в принципе полномочным представителем может стать всякое лицо. На практике правом подписи от лица организации наделяются .

Но поскольку данный нюанс в законодательстве не акцентирован, включить в перечень ответственных лиц можно любого индивида.

Например, может потребоваться предоставить право подписи главному бухгалтеру .

Кроме того, закон не воспрещает наделить особыми полномочиями на свершение каких-либо деяний физическое лицо.

Любой человек может получить право подписи первичной документации при наличии доверенности от уполномоченного лица организации.

Доверенность от имени организации выдается после заверения ее подписью главного руководителя и печатью организации (). Нотариального подтверждения такая доверенность не требует.

Кто может подписывать за ИП

Налоговое законодательство не содержит нормы, позволяющей ИП делегировать свои полномочия на подпись первичных документов иным лицам.

Видео: бухгалтерия для начинающих, первичные документы

Все первичные документы индивидуальный предприниматель обязан подписывать сам. Если документы подписаны разными лицами на то неуполномоченными, они не могут приниматься к учету.

Более того, налоговые органы могут счесть это нарушением законодательства и привлечь ИП к ответственности по . Как правило, это приводит к доначислению налога.

Что касается кассовых документов, то кроме ИП их может подписывать кассир, принятый на должность по трудовому договору (Положение №373-П от 12.10.2011 п.1.6, п.2.1

Согласно ФЗ №129 (ст.9 п.7) налоговый орган может потребовать копии электронных первичных документов в бумажном виде.

Четко разграничить бухгалтерскую и налоговую документацию крайне непросто. Потому лучше придерживаться наибольшего срока сохранения, то есть хранить документацию не менее пяти лет.